Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte (EBZ) für Behandlungen in den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie, Parodontalerkrankungen und Zahnersatz wird das herkömmliche Papierverfahren abgelöst. Künftig sind für diese Leistungsbereiche alle Anträge und offiziellen Mitteilungen der Praxen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Kassen werden ihre Genehmigungen bzw. Ablehnungen der Behandlungspläne ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege an die Praxen senden. Seit dem 1. Januar 2022 läuft die Pilotphase mit einzelnen Praxen. Sie testen das elektronische Verfahren ausgiebig mit echten Antragsfällen.

Als Termin für den Start des Echtbetriebs ist der 1. Juli 2022 vorgesehen. Zu diesem Zeitpunkt sollen alle Krankenkassen und alle Hersteller von Praxisverwaltungssystemen (PVS) "EBZ-ready" sein; für die Zahnarztpraxen müssen die EBZ-Module KG/KB, KFO und ZE bestell- und installierbar sein. Das elektronische Verfahren beginnt mit den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie und Zahnersatz. Die Umstellung im Bereich der Parodontalerkrankungen folgt aufgrund der neuen PAR-Richtlinie etwas später - und zwar am 1. Juli 2023. Bis dahin kommt hier noch das alte Papierverfahren zur Anwendung. Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2022 wird das EBZ in einem organisierten Ausrollverfahren sukzessive in den Zahnarztpraxen etabliert.

Es ist vorgesehen, in monatlichen Stufen die Anzahl der ans EBZ anzubindenden Zahnarztpraxen bundesweit sukzessive zu erhöhen. Die PVS-Hersteller übernehmen die Organisation insoweit, als sie die Praxen, die EBZ-Module bei ihnen bestellen, nach und nach damit ausstatten werden. Das organisierte Ausrollverfahren soll dazu beitragen, dass PVS-Hersteller den Zahnarztpraxen nach Bestellung der notwendigen Module individuelle Betreuungs- und Schulungsmöglichkeiten anbieten können. Jeder Praxis soll es ermöglicht werden, die neuen Module und Abläufe mit dem erforderlichen Support in die Praxisabläufe zu integrieren. Bis zum Jahresende kann jede Praxis dann im eigenen Tempo die Verfahrensweise ausprobieren. Ab dem 1. Januar 2023 sollen alle Zahnarztpraxen das EBZ in den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenk, Kieferorthopädie und Zahnersatz verpflichtend anwenden, verbunden mit einer einjährigen Einführungsphase. Ab dem 1. Juli 2023  wird das EBZ verbindlich auf den Leistungsbereich Parodontologie ausgeweitet.

Besonders im ersten Jahr der Umstellung können technische Probleme (zum Beispiel lokale Probleme bei der KIM-Erstinstallation, verspätete Installation eines PVS-Updates) nicht völlig ausgeschlossen werden. Deshalb darf bei Störfällen in diesem Zeitraum auf das papiergebundene Verfahren (Versand des ausgedruckten elektronischen Antrags) zurückgegriffen werden. Die Anwendung des Papierverfahrens ist im Bemerkungsfeld des entsprechenden Vordrucks zu begründen.

Die Teilnahme am EBZ ist für alle vertragszahnärztlichen Praxen verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im Sozialgesetzbuch und aus den daraus resultierenden Anpassungen des Bundesmantelvertrages – Zahnärzte (BMV-Z) durch die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) und den GKV-Spitzenverband.

In der Anlage 15 BMV-Z haben die Bundesmantelvertragspartner die nach § 87 Abs. 1 Satz 8 SGB V gesetzlich vorgegebene Grundsatzvereinbarung über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Leistungsanträge nach den BEMA-Teilen 2 bis 5 getroffen. Gleichzeitig haben sie die Anforderungen an ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren in der Anlage 15b BMV-Z geregelt. Mit der 30. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z haben sie zudem die notwendigen Anpassungen im BMV-Z vorgenommen.

• 30. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z
• Anlage 15 BMV-Z
• Anlage 15b BMV-Z

Das EBZ ist keine Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI) im engeren Sinne. Für den Austausch der elektronischen Anträge zwischen der Zahnarztpraxis und der Krankenkasse wird jedoch der TI-Dienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) benötigt. KIM wird schon heute für den elektronischen Versand von Krankschreibungen an die Krankenkassen (eAU) genutzt. Der Kommunikationsdienst ermöglicht einen datenschutzkonformen Austausch von E-Mails und medizinischen Dokumenten wie Befunde und Röntgenbilder über die TI. Die Installation und der Betrieb von KIM werden bereits durch TI-Pauschalen refinanziert (vgl. Anlagen 11 und 11a BMV-Z). Neben KIM sind ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) und entsprechende Fachmodule im PVS notwendig, um das EBZ nutzen zu können.

Die Installation und der Betrieb von KIM sowie der eHBA werden bereits durch TI-Pauschalen refinanziert (vgl. Anlagen 11 und 11a BMV-Z). Darüber hinaus entstehen Kosten durch die von den PVS-Herstellern bereitgestellten Module bzw. Updates. Die KZBV konnte sich mit dem GKV-Spitzenverband auf eine zeitlich begrenzte Kostenbeteiligung verständigen (38. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z).

Nach der Vereinbarung erhalten Zahnarztpraxen, die bis spätestens 31. Dezember 2022 die von ihnen benötigten Module gegenüber ihrer Kassenzahnärztlichen Vereinigung gemeldet haben und zu diesem Stichtag an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilnehmen, für jedes von ihnen eingesetzte PVS-Modul eine Pauschale. Wird die Frist versäumt, kann der Anspruch nicht mehr geltend gemacht werden. Die Pauschale für ein Modul kann je Praxis zudem nur einmal geltend gemacht werden. Dies gilt auch für Praxen mit mehreren Standorten. Der Anspruch auf eine anteilige Kostenerstattung ist also an die Abrechnungsnummer geknüpft.

Kein Anspruch auf anteilige Kostenerstattung besteht,

• wenn sich die Abrechnungsnummer aufgrund von Änderungen der Gesellschaftsform, der personellen Zusammensetzung oder der Anschrift der Praxis ändert und
• wenn sich aufgrund personeller Veränderungen oder aus sonstigen Gründen das Leistungsspektrum der Praxis verändert und nach Ablauf der Meldefrist weitere EBZ-Module angezeigt werden.

Zur Meldung der von Ihnen genutzten Module stellen wir Ihnen ab Mitte November ein Meldeformular im Abrechnungsportal bereit. Aus den Rückläufern erstellen wir eine Gesamtrechnung über die KZBV an den GKV-Spitzenverband, der den Rechnungsbetrag bis zum 31. März 2023 an uns zur Auszahlung an Sie überweist.

Die Vereinbarung sieht folgende finale Pauschalen vor:

Diese Beträge stehen unter dem Vorbehalt der tatsächlichen Zahl der vertragszahnärztlichen Praxen und der gemeldeten Module am 31. Dezember 2022. Sollten die insgesamt geltend gemachten Beträge den vereinbarten Gesamtbetrag in Höhe von 25 Mio. EUR über- oder unterschreiten, werden die Beträge je Modul entsprechend anteilig angepasst und in einer Nachtragsvereinbarung zwischen dem GKV-Spitzenverband und der KZBV neu festgelegt.

Dieses Prozedere gilt auch für Praxen, die im Jahr 2023 neu in die Versorgung eintreten ("Nachzüglerpraxen"). Die Pauschalen werden ihnen im Jahr 2024 über die Kassenzahnärztliche Vereinigung ausgezahlt.

In der Anlage 15b BMV-Z werden die Anforderungen an das neue Beantragungs- und Genehmigungsverfahren beschrieben. Das betrifft sowohl das Standardverfahren bei der Antragstellung als auch Standardereignisse nach der Genehmigung. Die nachfolgende Broschüre fasst die wesentlichen Aspekte zusammen. Die PVS-Hersteller unterstützen zudem mit Schulungen.

• Broschüre "Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren"
• Schaubilder "Elektronisches Antrags- und Genehmigungsverfahren"
• Anlage 15b BMV-Z

Mit dem digitalen Heil- und Kostenplan (HKP) für prothetische Versorgungen gehen geänderte Befund- und Therapiekürzel einher. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen abgesehen von "bw", "pkw" und "t2w" vorrangig Suprakonstruktionen. Deren Kürzel sind jetzt strukturierter, aber die Praxen müssen sich umgewöhnen. Im Leistungsbereich Kieferorthopädie bringt das EBZ ebenfalls Neuerungen. Das bisherige Papierformular sieht viele Freitextfelder vor. An ihre Stelle treten im digitalen Antrag zunächst Felder mit hinterlegten Auswahllisten, zum Beispiel für Diagnose, Therapie und Geräte, aus denen das Zutreffende auszuwählen ist. Erst wenn das Gesuchte nicht in einer Auswahlliste zu finden ist, werden Angaben im Freitextfeld gemacht.

• Übersicht "HKP-Kürzel"
• Übersicht "KFO-Auswahllisten"

Bei einer Versorgung mit Zahnersatz händigt der Zahnarzt dem Patienten in Zukunft nicht mehr den herkömmlichen und für Laien komplexen Heil- und Kostenplan aus, sondern eine Patienteninformation mit allen für ihn relevanten Inhalten (Vordrucke 3c, 3d und 3e der Anlage 14a BMV-Z). Diese Patienteninformation enthält auch die erforderlichen Erklärungen des Patienten zu Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung. Die Behandlung sollte bei der Krankenkasse erst beantragt werden, wenn der Patient diese Information unterschrieben hat.

• Anlage 14a BMV-Z

Mit dem EBZ bringt die Telematikinfrastruktur einen ganz konkreten Nutzen für die Zahnarztpraxen. Durch die Digitalisierung des nicht mehr zeitgemäßen und ressourcenverbrauchenden Papierverfahrens wird der gesamte Beantragungsprozess vom Antrag über die Genehmigung bis zum Beginn der Behandlung erheblich beschleunigt. Die Erfahrungen und Ergebnisse aus der Pilotphase sind vielversprechend: Mit einem Mausklick wird eine Behandlungsplanung verschickt und, bei einem Standardantrag, umgehend von der Krankenkasse digital genehmigt. Das Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnarztpraxen einen elektronischen Antragsdatensatz direkt und sicher über den KIM-Dienst an die Krankenkasse übermitteln. Diese spielt einen ebenfalls elektronischen Antwortdatensatz via KIM zurück an die Praxis. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und Änderungen werden direkt übernommen.

Die frühzeitige Teilnahme – noch bevor das EBZ ab dem 1. Januar 2023 bundesweit verpflichtend wird – bietet Praxen die Chance, sich in Ruhe mit dem neuen Verfahren zu beschäftigen, sich einzuarbeiten und die neuen HKP-Kürzel und KFO-Auswahllisten kennenzulernen. Es bietet sich an, mit einfachen Standardanträgen zu beginnen und kompliziertere Behandlungsanträge erst dann digital zu erstellen, wenn die zuständigen Personen in der Anwendung geübter sind. Übrigens: Jeder digital gestellte Antrag ist ein echter Fall aus der Praxis. Es ist schon heute kein zusätzlicher Papierantrag erforderlich. Ebenso können Probleme und Fragen mit dem PVS-Hersteller in Ruhe geklärt werden. Nach Bestellung der EBZ-Module steht er mit unterstützenden Tutorials und Schulungsmaterial zur Seite und vereinbart mit der Praxis einen Termin zum Anschluss an das Verfahren. Zudem haben die Krankenkassen angekündigt, für Nachfragen Ansprechpartner zu benennen.

Kompakte Informationen zum EBZ finden Sie auch in unserer Seminarpräsentation. Bitte loggen Sie sich zum Download in den Mitgliederbereich ein. Ein Fragen-Antworten-Katalog wurde in "KZV aktuell 5/2022" veröffentlicht.